elektronische Kommunikation

elektronische kommunikation

Letzte Aktualisierung: 03.12.2020

Grundsätze der elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung

Die Verbandsgemeindeverwaltung Traben-Trarbach eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.


I. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation 

Die Verbandsgemeindeverwaltung Traben-Trarbach bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG RLP). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.  

Die Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Traben-Trarbach und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). 

Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig.

Die Schriftform kann auch ersetzt werden durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird.

Unsere Verwaltung unterstützt folgende Wege dieser rechtlichen zugelassenen Varianten zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation:

a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS),
Details beschreiben wir unter: II. 3. a) 

b) Mithilfe von Web-Anwendungen in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises, 
Details finden Sie unter: II. 3. b)


1. Allgemeine Hinweise 

Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben. 

Bitte senden Sie der Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer Signatursoftware erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe eines gültigen Signaturzertifikats zur Unterschriftsfunktion erfolgen.

E-Mails dürfen eine Dateigröße von 25 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten.

Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen:

  • E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten,
  • die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind,
  • die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder
  • die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten.
  • E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen.

In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeindeverwaltung Traben-Trarbach keine weitere Mitteilung.

 

II. Arten der elektronischen Kommunikation mit der Behörde

1. Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Unverbindliche Anfragen und Mitteilungen können daher weiterhin einfach per E-Mail an z.B.:
rathaus@vgtt.de gesendet werden.

2. Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation über das Nutzerkonto RLP
(vormals: rlpService Konto)

Die Landesverwaltung Rheinland-Pfalz und die kommunalen Spitzenverbände in Rheinland-Pfalz setzen die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) gemeinsam um. Im Rahmen dieser Kooperation wurde der bisherige RLP-Service abgelöst. Davon ist auch die Funktion der virtuellen Poststelle (VPS) betroffen.

Statt des vorgenannten Systems wird das Nutzerkonto Rheinland-Pfalz (Nutzerkonto RLP) der KommWis GmbH eingesetzt. Mit der Postfachfunktion des Nutzerkonto RLP kann eine rechtssichere elektronische Kommunikation zwischen Privatperson und Behörde stattfinden. Daneben wird mit dem Nutzerkonto eine Grundlage zur verein-fachten Online-Authentifizierung geschaffen.

Um diesen Übergang zu vollziehen, müssen sich alle Bürger und Firmen/Vereine, die ein virtuelles Postfach nutzen möchten, am Nutzerkonto RLP registrieren und falls gewünscht ein VPS-Postfach einrichten. Bestehende virtuelle Postfächer konnten aus technischen Gründen nicht übernommen werden, d.h. eine Neuregistrierung ist erforderlich.

Hierfür nutzen Sie bitte die unter "Direkt zu" aufgeführten Links:
Nutzerkonto RLP - Anmeldung etc. und
Nutzerkonto RLP - Registrierungsanleitung

Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer über das Nutzerkonto RLP hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Verbandsgemeinde-verwaltung  Traben-Trarbach anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

Das Nutzerkonto RLP regelt ebenso wie beim traditionellen Postweg die sichere und nachvollziehbare Kommunikation, nur eben auf elektronischem Weg. Selbstverständlich muss der gesamte elektronische Datenaustausch auch rechtsverbindlich möglich sein. Kernelement des Nutzerkonto RLP ist der Umgang mit verschlüsselten und signierten Nachrichten, die über verschiedene Protokolle empfangen werden. 

Für die formfreie verschlüsselte Kommunikation steht Ihnen folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:

vg-traben-trarbach[at]poststelle.rlp.de

Weitere Hinweise zur VPS finden Sie unter dem "Direkt zu" aufgeführten Link:
RLP-Middleware - Übersicht etc.

3. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation

Die elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden. Eine rechtsverbindliche und formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen - beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen - (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge.)

Zugelassene Verfahren, die die Schriftform ersetzen, sind:

a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)

In Deutschland erfüllen weiterhin qualifizierte elektronische Signaturen (qeS) die Anforderungen an die elektronische Form gemäß § 126a BGB, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann. Auch erhalten nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Dokumente den gleichen Beweiswert wie (Papier-)Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung (§ 371a Abs. 1 ZPO).

Sie benötigen hierzu ein aktuelles Signaturzertifikat für die Unterschriftsfunktion. Dies erhalten Sie bei einem Zertifizierungsdienstanbieter, der die Identität des Nutzers prüft. Anschließend stellen Sie Ihnen je ein privates und ein öffentliches Zertifikat zur Verfügung.

Die Anbieter, die sich und ihre Dienste als akkreditiert bezeichnen dürfen, werden unter Angabe des jeweiligen Dienstes auf der Internetseiten der Bundesnetzagentur veröffentlicht: elektronische Vertrauensliste

Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie an die Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:

vg-traben-trarbach@poststelle.rlp.de

Alternativ können Sie nach erfolgter Aktivierung die VPS künftig auch direkt zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation mittels einer qeS mit der Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.

b)    Web-Anwendungen der Verwaltung in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises

Eine unmittelbare Abgabe einer Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird, ersetzt die Schriftform, § 3 Abs. 2 Nr. 1 VwVfG. Bei einer Eingabe über öffentlich zugängliche Netze muss dafür zusätzlich ein sicherer Identitätsnachweis (eID-Funktion des neuen Personalausweises) nach § 18 des Personalausweisgesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen, § 3a Abs. 2 Satz 5 VwVfG.

Erklärung:
Die elektronische Erklärung erfolgt in der von der Behörde zur Verfügung gestellten Maske (Formular). Die elektronische  Anwendung fungiert wie ein Formular, das aus der Ferne ausgefüllt wird. Die Behörde kann durch die technische  Ausgestaltung  der  zur  Verfügung  gestellten  Anwendung  und  die  eröffneten Auswahl- oder  Ausfüllfelder  selbst  steuern,  welche  Erklärungen  abgegeben  werden  können, und Manipulationen ausschließen. Wird ein Formular nicht durch ein von der Behörde bereit gestelltes Eingabegerät ausgefüllt, sondern über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt, muss zusätzlich ein Identitätsnachweis erfolgen. Dies geschieht durch die bei der Ausgabe des Personalausweises bzw. bei Aufenthaltstiteln aktivierte Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion).

Die von uns bereitgestellten Web-Anwendungen finden Sie unter der URL:

https://www.vgtt.de/buergerservice/formulare-online/  (Einträge unter „Bürgerservice - Formulare Online“)


III. Ansprechpartner/-in

Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach, so steht Ihnen Herr Friedrich (Telefon 06541-708 220, E-Mail: friedrichj(at]vgtt.de) für Auskünfte zur Verfügung.

 

IV. Rechtliche Hinweise

Die Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung  Traben-Trarbach sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.



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Kontaktdaten:

Verbandsgemeindeverwaltung Traben-Trarbach

Am Markt 3

56841 Traben-Trarbach

Fon : +49 6541 708 220

Fax : +49 6541 708 248

Mail : rathaus[at]vgtt.de

Homepage : https://www.vgtt.de


Datenschutzbeauftragter:

Herr Frank Koch
Verbandsgemeindeverwaltung Traben-Trarbach

Fon : +49 6541 708 235

Fax : +49 6541 708 248

Mail : datenschutzbeauftragter[at]vgtt.de

Homepage : https://www.vgtt.de


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